Co konkretnie zawiera biała lista? Jak można sprawdzać kontrahentów przed podpisaniem umowy? Kiedy powinno się to robić? Na te pytania i wiele innych dotyczących białej listy postaramy się dzisiaj odpowiedzieć.
Czym jest biała lista podatników VAT?
Biała lista to po prostu wykaz podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT, wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT, niezarejestrowanych lub wykaz podatników VAT, który jest prowadzony przez szefa KAS.
Wykaz powstał już we wrześniu 2019 roku. Od tego czasu pozwala na skuteczne i szybkie weryfikowane potencjalnych kontrahentów.
Biała lista pozwala na:
- Potwierdzenie prawidłowości numeru bankowego kontrahenta
- Sprawdzenie, czy kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT
- Sprawdzenie, dlaczego kontrahent nie jest podatnikiem VAT, dlaczego go wykreślono, a potem przywrócono
Biała lista – jak się na niej znaleźć?
Firma nie musi nic robić, by znaleźć się na białej liście. Szef KAS sam pobiera konieczne dane z dostępnych rejestrów publicznych. Jedynie w przypadku, gdy dane nie są prawdziwe, można wystąpić z wnioskiem o usunięcie lub sprostowanie danych.
Biała lista – jak przeszukiwać?
Przeszukiwanie białej listy nie jest trudne. Wystarczy w polu wyszukiwania wpisać fragment nazwy firmy, NIP, REGON, numer bankowy. A potem wybrać odpowiednią firmę. Jeśli firma jest prowadzona przez osobę fizyczną, w polu CEIDG wystarczy wpisać imię i nazwisko danej osoby.
Podczas wyszukiwania wpisuje się także dzień, na który mają być wyświetlone informacje.
Biała lista – jakie dane w niej znajdziemy.
Biała lista jest wykazem, w którym znajdują się następujące dane:
- Imię i nazwisko przedsiębiorcy lub nazwa firmy
- Numer identyfikujący
- Status podmiotu
- Wykreślony z rejestru lub niezarejestrowany
- Zarejestrowany lub przywrócony – podatnik VAT czynny lub podatnik VAT zwolniony
- REGON
- Nr KRS
- Adres firmy
- Nazwiska osób reprezentujących podmiot oraz ich nr identyfikacji podatkowej
- Nazwiska i nr identyfikacyjne prokurentów
- Nazwisko lub firma wspólnika i numer identyfikacji podatkowej
- Data rejestracji (lub odmowy rejestracji lub wykreślenia lub przywrócenia)
- Podstawa prawna (w przypadku odmowy lub wykreślenia)
- Numery bankowe
Biała lista – jakie są rachunki?
Biała lista jest miejscem, gdzie znajdziemy numery firmowe rachunków rozliczeniowych bankowych. Są one publikowane tylko, jeśli podatnik jest zarejestrowany lub przywrócony do rejestru.
W pewnych sytuacjach nie znajdzie się jednak zapis o rachunku rozliczeniowym. Chodzi tutaj o takie sytuacje jak:
- Podatnik nie jest zarejestrowany np. w przypadku na małe obroty firmy
- Odmówiono rejestracji podatnikowi
- Wykreślono go z wykazu
Jeśli biała lista nie obejmuje naszego rachunku bankowego, chociaż powinna, to warto sprawdzić kilka kwestii:
- Czy firma posiada rachunek firmowy – jeśli nie należy go założyć w banku lub w SKOK-u
- Czy rachunek bankowy został zgłoszony do urzędu skarbowego? – jeśli nie, należy to uczynić.
- Czy bank przekazał numer rachunku do STIR – jeśli nie, należy wyjaśnić sytuację z bankiem.
Kary za korzystanie z rachunku spoza białej listy
Od 2020 roku wprowadzono sankcje za płacenie kontrahentowi kwot powyżej 15 tys. zł na inny rachunek niż w białej liście. Są to:
- Niemożność zaliczenia kosztów do kosztów uzyskania przychodów
- Ryzyko odpowiedzialności solidarnej z kontrahentem za zaległości podatkowe
Podsumowanie – biała lista
Przed rozpoczęciem współpracy z kontrahentem, warto go sprawdzić na białej liście podatników VAT. Zwłaszcza powinno się to robić w sytuacji, gdy wcześniej nie współpracowaliśmy z daną firmą i chcemy dowiedzieć się, czy jest czynnym podatnikiem VAT.
Następnym krokiem jest sprawdzenie rachunku bankowego na fakturze i na białej liście podatników VAT. W przypadku gdy numery się różnią, należy to wyjaśnić z kontrahentem.
Biała lista zawiera numery rachunków firm. Jeśli zatem kwoty powyżej 15 tys. zł będą wpłacane na inny rachunek niż ten zgłoszony do urzędu skarbowego lub za pośrednictwem CEIDG, należy liczyć się z poniesieniem sankcji.